Sammanfattning, verksamheterna under 2019

Beläggning och ekonomi

Budgeterad genomsnittlig beläggning vid verksamheterna inför verksamhetsåret var 77,6 %. Det genomsnittliga utfallet blev 63 % (67,8). Variationerna är stora mellan de olika enheterna. Omsättningen vid HVB-enheterna var 76 274 (85 563 tkr). Familjehemsresursen omsatte under året 11 664 (13 611 tkr). Omsättningen vid Lägenhets- och stödboendet i var 3 100 (2 990 tkr), vid Myra Skyddat boende, 5 713 (2 382 tkr) och vid öppenvården, 1 346 tkr.

Statistik - målgrupper och uppdrag

Statistik sammanställs årligen avseende vilka kategorier av målgrupper och uppdrag som verksamheterna tagit emot. Nedan redovisas ett urval av uppgifter från 2019, som avser arbetet vid behandlings- och utredningsinstitutionerna samt familjehemmen. Inom parentes anges 2018 års uppgifter.

Antalet avslutade uppdrag (individer) vid VoB:s verksamheter, var 301 (258). Av dessa var 32 placerade vid Högelid, 20 på Vittskövlegården och Amra, 10 på Trollsjön och 145 vid barn- och familjeenheterna, 44 inom Familjehemsresursen, 11 inom lägenhets och stödboendet samt 39 vid Myra - skyddat boende.

Nyckeltal vid institutioner och familjehem:

  • 37 (41) % barn under 12 år
  • 37 (29) % ungdomar 12-20 år 
  • 26 (32) % över 20 år 
  • 12 (12) % placerades akut 
  • 32 (55) % var utredningsuppdrag 
  • 21 (6) % var behandlingsuppdrag
  • 29 (21) % var skydd och stöd
  • 19 (33) % var placeringar enligt LVU 
  • Medelvårdtiden var 150 dagar (146) 

Noterbart är att en ökad andel av ärendena rör behandlingsuppdrag och att motsvarande minskning har skett avseende utredning. Bakgrunden är en kraftig ökning av behandlingsuppdrag vid Familjehuset i Hörby.  

Kvalitet – Kundnöjdhet – Inkomna enkäter

Kundnöjdhet vid behandlings- och utredningshem samt familjehems- och psykologresursen
Inkomna enkäter  Uppdragsgivaren anser att uppdraget har utförts enligt överenskommelse  Uppdragsgivaren anser att VoB:s personal kunnat förena flexibilitet och struktur  Uppdragsgivaren anser att VoB har Överträffat eller Motsvarat förväntningarna 
Verksamhet Avslutade uppdrag Antal | % Ja | Nej | Ej svar Ja | Nej | Ej svar Ja | Nej | Ej svar
Amra  12  7 | 58 % 07 | 00 | 00  07 | 00 | 00  07 | 00 | 00 
Familjehemsresursen  45  34 | 76 %  34 | 00 | 00  30 | 03 | 01  30 | 04 | 00 
Familjehuset i Alvesta  35  22 | 63 %  20 | 01 | 01  20 | 02 | 00  18 | 02 | 02 
Familjehuset i Hörby  26  18 | 69 %  18 | 00 | 00  18 | 00 | 00  18 | 00 | 00 
Högelid  32  25 | 78 %  25 | 00 | 00  24 | 00 | 01  25 | 00 | 00 
Myra  20  14 | 70 %  14 | 00 | 00  11 | 01 | 02  11 | 01 | 02 
Trollsjön  3 | 33 %  03 | 00 | 00  02 | 00 | 01  01 | 00 | 02 
Vittskövlegården  3 | 38 %  02 | 00 | 01  02 | 00 | 01  02 | 00 | 01 
Felixgården  18  15 | 83 %  15 | 00 | 00  15 | 00 | 00  15 | 00 | 00 
Stödboendet Ksd/Eslöv  10  9 | 90 %  09 | 00 | 00  09 | 00 | 00  09 | 00 | 00 
Öppenvårdsteamet  3 | 43 %  03 | 00 | 00  03 | 00 | 00  03 | 00 | 00 
Totalt (andel ja-svar)  222  153 | 69%  150 | 99 %  141 | 96 %  139 | 95 % 


Det sammanlagda antalet inkomna enkäter var 153 av 222 möjliga, dvs en svarsfrekvens på 69%. Målsättningen var minst 85%, vilket innebär att målet ej nåtts under 2019. Resultatet har dessutom försämrats jämfört med 2018, då svarsfrekvensen var 74 %. Under 2019 har det genomförts en översyn av kundenkäten, vilket resulterade i att det infördes en omarbetad kundenkät vid årsskiftet 2019/2020. Syftet med den nya utformningen av enkäten, är att VoB skall få mer specificerade och nyanserade svar från socialtjänstens handläggare. Därmed ökar nyttan för verksamheterna i deras arbete med att ytterligare utveckla utbudet och förbättra förmågan att möta behov och förväntningar från kommunerna. Förhoppningsvis kan även de mer konkreta frågorna bidra till att fler handläggare svarar på enkäten.  

Sammantaget så når VoB:s verksamheter målen på alla tre frågorna. 99 % (mål 95 %) av de som har svarat, anser att uppdragen har utförts enligt överenskommelse. 96 % (mål 95 %), anser att personalen har kunnat förena flexibilitet och struktur i uppdragen och 95 % (mål 90 %), anser att VoB har överträffat eller motsvarat förväntningarna. Siffrorna visar att VoB håller en fortsatt mycket hög kvalitet i genomförandet av uppdragen.

En jämförelse med tidigare år visar att VoB:s resultat 2019 är än bättre än tidigare år, dock med undantaget för svarsfrekvensen som sjunkit.

Fråga 2019 2018 2017 2016 2015 2014
Fråga 1 99 % 98 % 92 % 97,5 % 94 % 95 %
Fråga 2 96 % 95 % 91 % 92,5 % 90 % 92 %
Fråga 3 95 % 92 % 90 % 94 % 88 % 92 %
Svarsfrekvens 69 % 74 % 73 % 82 % 84 % 88 %


Klientnöjdhet

Samtliga enheter erbjuder placerade klienter, som är i åldern 8 år och äldre, att genomföra en klientnöjdhetsenkät i samband med att ärendet avslutas. Syftet är att inhämta klientens uppfattning om VoB:s personal, bemötande och arbetsmetoder. Enkäten är en viktig del i det systematiska arbetet med uppföljning av verksamheternas insatser. Inför ifyllandet av enkäten, genomför personal ett samtal med klienten, där syftet med enkäten förklaras. Vidare nämns vikten av att säkerställa att klienten får tillfälle att uttrycka sina funderingar om sin tid i VoB, både för sin egen skull men också för att VoB ska kunna förbättra sin verksamhet, vilket också kommer andra klienter tillgodo. Eftersom VoB:s verksamheter riktar sig till olika målgrupper och tar emot varierande typer av uppdrag, används olika enkäter där frågorna i vissa delar skiljer sig något åt för behandling/utredning, lägenhets- och stödboende samt för skyddat boende. Klienten värderar på en skala 1 till 5, hur väl varje påstående i enkäten stämmer med den egna åsikten. Totalt har 92 klientnöjdhetsenkäter genomförts i VoB:s verksamheter under året.

Sammanställning av resultat från klientnöjdhetsenkäter:

Totalt medelresultat per fråga för samtliga behandlings-, utrednings- och stödverksamheter
Jag har förstått varför jag är här 4,17
jag har fått ett bra bemötande 4,21
Jag har kunnat lita på personalen 4,11
Jag har kunnat uttrycka mina åsikter 4,29
Jag har kunnat påverka min vardag 4,04
Jag tycker vi har arbeta med anledning till att jag var här 3,97
Jag har kunnat påverka målen för min tid på .. 3,85
Jag har fått den hjälp jag förväntade mig 4,04
Jag tycker att insatsen har gjort positiv skillnad för mig och/eller min familj 3,93
Jag har fått information i god tid om kommande planering på .. 3,83
Jag vet varför jag ska lämna 4,3
Totalt 4,07
Totalt resultat för lägenhets- och stödboende
Användes fram till augusti 2019, därefter använder lägenhets- och stödboendet samma enkät som behandlings-, utrednings- och stödverksamheter.
Det finns personal som kan hjälpa mig när jag mår dåligt 4,55
Det finns personal som kan hjälpa mig med praktiska saker 4,44
Jag kan säga vad jag tycker 4,94
Jag har möjlighet att påverka min vardag 4,89
Jag får hjälp med att lära mig klara mig själv 4,72
Totalt medel 4,71


Totalt resultat för skyddat boende
Jag tycker att jag har fått ett bra bemötande 4,73
Jag har kunnat lita på personalen 4,73
Jag har kunnat påverka målen för min tid på Myra 4,4
Jag har fått den hjälp jag förväntade mig 4,73
Jag tycker insatsen gjort positiv skillnad för mig och/eller min familj 3,85
Jag har känt mig trygg och säker under tiden på Myra 5
Totalt medel 4,58

Avvikelsehantering och klagomål 2019

Antalet inkomna avvikelser under 2019 är 49 (79), vilket innebär att dessa rapporter fortsätter att minska. Detta kan sannolikt delvis förklaras med att de nuvarande enheterna är stabila verksamheter, där de flesta har varit i drift under flera år och där personalomsättningen varit förhållandevis låg. Detta skall jämföras med perioden 2014–2018, då många integrationsboenden både togs i drift och senare avvecklades, vilket innebar en högre grad av oro och en viss instabilitet.

Av de 49 inkomna avvikelserna är endast 1 öppen i avvaktan på polisutredning. VoB:s bedömning efter att avvikelsen utretts är dock att denna anmälan, som är riktad mot en behandlingspersonal, saknar grund.

En avvikelse som inkom 2018 ligger fortfarande öppen då den handlar om att beskriva vissa stödprocessrutiner, vilket är ett arbete som nyligen startats upp och beräknas pågå under hela 2020.

De flesta avvikelser som har inkommit tillhör kategorin Avvikelser från riktlinjer /rutiner, totalt 26 (33). Dessa avvikelser har inkommit från VoB:s tonårsenheter, samt en från skyddat boende. 10 av dessa handlar om brister i medicinhantering, varav 9 har inkommit under första halvåret. Efter att rutinen för läkemedelshanteringen har förtydligats, så har det endast inkommit en avvikelse, vilket kan tolkas som att genom att VoB:s chefer och personal har fokuserat på frågan, så har hanteringen förbättrats. Övriga avvikelser under denna kategori har handlat om olåsta dörrar/lådor, brist i tillsynen av de inskrivna klienterna, brister i dokumentation och vid ekonomiska redovisningar, samt en som handlat om en hot- och våldssituation. Alla dessa avvikelser har stängts efter att man kunnat konstatera att relevanta åtgärder har vidtagits.

Det har inkommit 3 (8) Förbättringsförslag, där två av dem handlat om förbättringar i blanketter och en handlat om att förbättra rutinerna för att tömma alla klienters tillhörigheter när de skrivs ut. De föreslagna förbättringarna har genomförts.

Den näst största kategorin är Klagomål eller negativt svar på kundenkät, där det under 2019 inkommit 12 (18). I flertalet av dessa avvikelser har vi kunnat konstatera att VoB ej har brustit, men i några har det blivit tydligt att det faktiskt funnits brister och i dessa har relevanta åtgärderna vidtagits.

Antalet Lex Sarah rapporter som inkommit är 2 (1). Dessa har handlat om allvarliga händelser, ett suicidförsök och en ungdom som bråkat och slagit andra inskrivna ungdomar. I båda händelserna har noggranna utredningar gjorts och det har blivit tydligt att personalen har handlat enligt rutiner och riktlinjer. Relevanta åtgärder har vidtagits omedelbart och följts upp under den återstående tiden av placeringarna. Ingen av Lex Sarah rapporterna har anmälts till IVO, då bedömningen är att det inträffade ej beror på missförhållanden eller brister i VoB:s verksamhet eller i personalens agerande samt att åtgärder vidtagits som innebär att risken för att det inträffade skall upprepas har minimerats.

5 (6 ) avvikelser har gjorts på grund av att polisanmälan är gjord på klienter (4) eller personal (1).

Överlag så hanterar de ansvariga verksamhetscheferna avvikelserna enligt rutinerna i Kvalitetsledningssystemet. Det som fortfarande kan förbättras är att cheferna tydligare dokumenterar analys och eventuella åtgärder, så att resultatet av dessa går att följa upp innan avvikelsen stängs.

VoB har väl inarbetade rutiner för att rapportera klagomål och återkoppla till de uppdragsgivare som på något sätt haft kritiska synpunkter på uppdragets genomförande. Varje verksamhet, som i sina enkätsvar fått ett nej på någon fråga eller kritisk kommentar i fritext, följer upp och analyserar detta, samt kommunicerar med uppdragsgivaren i varje enskilt fall. Avvikelserapport upprättas och hanteras enligt rutinen för denna. Detta är ett viktigt redskap för hantering av kundklagomål och en naturlig del i VoB:s förbättringsarbete.

Revisioner avseende bolagets kvalitet och ledningssystem

Revisioner av extern revisor
Lloyd´s Register (LR) har under 2019 genomfört två uppföljningsrevisioner i syfte att värdera efterlevnaden av ledningssystemet för VoB Syd AB mot kraven i ISO 9001:2015. I februari genomfördes revision av verksamheten vid Familjehuset i Hörby samt avseende ledningsprocessen. Familjehuset i Hörby bedömdes efterleva kraven i standarden väl, medan det framkom två mindre avvikelser gällande ledningsprocessen. Avvikelserna handlade om rutinerna för inköp samt om projektdokument. I september genomfördes uppföljningsrevision på ledningsprocessen utan anmärkning och certifieringsrevision på Amra, Vittskövlegården och Stödboendet, vid vilken det framkom två mindre avvikelser angående brandrutiner och egenvårdsintyg. Vidare konstateras att samtliga tidigare avvikelser är åtgärdade och stängda av Lloyd`s Register. Resultatet av revisionen som helhet blev att LR rekommenderar fortsatt certifiering i enlighet med ISO 9001:2015

Internrevisioner
Internrevisioner har under 2019 genomförts på fyra områden:  

Efterlevnad av rutiner gällande inköpsprocessen, avvikningsplaner och riskbedömningar gällande inskrivna klienter, registerutdrag inför anställning samt revisioner inför certifiering av Amra, Vittskövlegården och Stödboendet. Vid revisionen angående avvikningsplaner och riskbedömningar gällande inskrivna klienter, som genomfördes genom kollegial granskning av varandras verksamheter, framkom det mindre brister hos några verksamheter. De ansvariga verksamhetscheferna har tagit fram åtgärdsplaner för att åtgärda bristerna, och dessa kommer att följas upp under 2020. Vid övriga delar av internrevisionen framkom inga brister i efterlevnad av rutinerna.

Genomförd riskanalys och internkontrollplan

VoB Syds styrelse och ledning genomför inför verksamhetsåret en företagsövergripande riskanalys och internkontrollplan. I planen identifieras ett antal prioriterade åtgärder, vilka sammanställs i en aktivitets- och tidplan.

Riskanalysen inför 2019 kompletterades med anledning av kommunernas förändrade behov och minskade efterfrågan på bolagets tjänster samt de ekonomiska underskott som uppstått vid flera enheter, som en följd av detta. Åtgärder avseende utökad marknadsföring, kostnadsbesparingar samt förändringar av utbudet och organisationens utformning, har med anledning av detta vidtagits under året. Bolagets sedan tidigare stabila ekonomiska situation, innebär att de förändrade förutsättningarna på kort sikt är hanterbara. Det är dock viktigt att situationen inom det närmaste året kan förändras, då det långsiktigt är ohållbart med fortsatta underskott. Styrelse och VD följer utvecklingen noga och är förberedda på att vidta ytterligare åtgärder utöver de som nu är planerade, om behovet av sådana skulle uppstå.

Övriga aktiviteter som syftar till att förbättra bolagets ställning och konkurrenskraft, när det gäller samverkan med bolagets kunder och rekrytering av personal, har också vidtagits i enlighet med framtagna planer. Effekter av detta arbete kunde redan noteras under hösten 2019 men förväntas i första hand få genomslag på längre sikt.  Som ett led i att ytterligare stärka bolagets ställning på marknaden, ingår det att fortsätta arbetet med metodutveckling och resultatuppföljning i behandlingsarbetet, enligt vad som beskrivits ovan. Ytterligare områden som fortsatt skall prioriteras framöver, är implementering av inköp enligt LOU, i enlighet med framarbetade riktlinjer och rutiner.